Microsoft schaltet SharePoint Alerts ab – was das für Unternehmen bedeutet

Seit Juli 2025 stellt Microsoft die Funktion SharePoint Alerts (Alerts me) schrittweise ein. Die automatische Benachrichtigung über Änderungen in Listen oder Bibliotheken gehört damit bald der Vergangenheit an. Für viele Organisationen heißt das: Wichtige Informationen erreichen Mitarbeitende nicht, Prozesse geraten dadurch ins Stocken und Projekte verlieren an Transparenz.

Was bedeutet das Ende der SharePoint Alerts?

Mit der Abschaltung der Alerts verlieren viele Organisationen ein wichtiges Werkzeug zur automatischen Benachrichtigung über Änderungen in Listen oder Bibliotheken. Ohne diese Funktion erfahren Mitarbeitende künftig nicht mehr automatisch, wenn Inhalte aktualisiert werden.
Die Folgen:

• Benachrichtigungen bleiben aus – wichtige Informationen gehen verloren.
• Aufgaben und Aufträge verzögern sich, da Verantwortliche keine Updates mehr erhalten.
• Projekte verlieren an Transparenz, insbesondere bei vielen parallelen Prozessen.

Welche Risiken und Herausforderungen entstehen?

Nach der Abschaltung entstehen Informationslücken, die unmittelbare Auswirkungen auf Geschäftsprozesse haben können. Besonders kritisch ist dies in Bereichen, in denen zeitnahe Informationen entscheidend sind, etwa bei Projektarbeit, Auftragsabwicklung oder Compliance-Themen.
Ohne Ersatzlösungen steigt das Risiko von Verzögerungen, Fehlentscheidungen und ineffizienten Abläufen.

Ein Use Case als Beispiel

Wir haben ein Beispiel-Tenant für 500 User analysiert, um die Auswirkungen besser einschätzen zu können:

• Aktuell existieren 201 aktive Alerts.
• Rund 92 Mitarbeitende sind von der Abschaltung direkt betroffen.

Diese Zahlen zeigen: Selbst in einem mittelständischen Umfeld sind zahlreiche Personen und Personen unmittelbar betroffen. Organisationen mit hohem Anteil von inhaltskritischen Dokumenten haben Handlungsbedarf z.B. für AGB, Beipackzettel, Verträge, Vorlagen, Disclaimern, etc.

Quick Win: In vier Schritten zur schnellen SharePoint Alerts Alternative

Unsere Empfehlung: rechtzeitig Alternativen aufbauen und die Nutzung von Alerts aktiv ablösen. Wichtige Schritte sind:

1. Bestandsaufnahme: klären, welche Alerts im Einsatz und welche kritisch sind

Nutzen Sie dazu das Microsoft 365 Assessment Tool, um SharePoint-Seiten und Bibliotheken zu identifizieren, in denen Alerts verwendet werden. So erhalten Sie Transparenz über die aktuelle Nutzung und können gezielt handeln.

2. Priorisierung: geschäftsrelevante Alerts zuerst absichern

3. Alternativen prüfen und implementieren: moderne Lösungen bieten flexible und zukunftssichere Benachrichtigungsoptionen

• SharePoint-Regeln in Dokumentbibliotheken ermöglichen einfache Benachrichtigungen bei Änderungen an Dokumenten oder Metadaten – ideal für CaseTools-Nutzer:innen oder einfache Workflows.
• Power Automate erlaubt die Einrichtung komplexer Benachrichtigungen und Workflows, die individuell auf Geschäftsprozesse zugeschnitten sind – etwa bei Freigaben, Statusänderungen oder spezifischen Bedingungen.

4. Mitarbeitende informieren

Damit keine unerwarteten Lücken entstehen und neue Prozesse reibungslos funktionieren.

Wie wir Sie unterstützen können

Das Ende der SharePoint Alerts ist ein Einschnitt, bietet aber auch Chancen. Wer rechtzeitig handelt, verhindert nicht nur operative Risiken, sondern kann Benachrichtigungsprozesse effizienter, sicherer und moderner aufstellen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre IT-Landschaft fit für die Zukunft zu machen.

Wir begleiten Unternehmen dabei, ihre Prozesse an die Beendigung der SharePoint Alerts anzupassen. Von der Analyse über die Entwicklung passender Alternativen bis hin zur Implementierung moderner Benachrichtigungslösungen stehen wir beratend und technisch an Ihrer Seite.

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