Microsoft schaltet SharePoint Alerts ab – was das für Unternehmen bedeutet

Seit Juli 2025 stellt Microsoft die Funktion SharePoint Alerts (Alerts me) schrittweise ein. Die automatische Benachrichtigung über Änderungen in Listen oder Bibliotheken gehört damit bald der Vergangenheit an. Für viele Organisationen heißt das: Wichtige Informationen erreichen Mitarbeitende nicht, Prozesse geraten dadurch ins Stocken und Projekte verlieren an Transparenz.

Was bedeutet das Ende der SharePoint Alerts?

Mit der Abschaltung der Alerts verlieren viele Organisationen ein wichtiges Werkzeug zur automatischen Benachrichtigung über Änderungen in Listen oder Bibliotheken. Ohne diese Funktion erfahren Mitarbeitende künftig nicht mehr automatisch, wenn Inhalte aktualisiert werden.
Die Folgen:

• Benachrichtigungen bleiben aus – wichtige Informationen gehen verloren.
• Aufgaben und Aufträge verzögern sich, da Verantwortliche keine Updates mehr erhalten.
• Projekte verlieren an Transparenz, insbesondere bei vielen parallelen Prozessen.

Wann endet die Unterstützung für SharePoint Alerts?

Microsoft hat einen klaren Zeitplan bekannt gegeben:

• Ab Oktober 2025: Einführung einer Ablauffunktion. Jede Benachrichtigung läuft nach 30 Tagen ab, kann aber durch Nutzerinnen und Nutzer im Self-Service jeweils erneut um 30 Tage verlängert werden.
• Ab Januar 2026: Die Erstellung neuer Alerts wird nach und nach für alle Mandanten deaktiviert.
• Ab Juli 2026: Das endgültige Aus. Bestehende Alerts lassen sich nicht mehr verlängern und funktionieren nicht mehr.

Welche Risiken und Herausforderungen entstehen?

Nach der Abschaltung entstehen Informationslücken, die unmittelbare Auswirkungen auf Geschäftsprozesse haben können. Besonders kritisch ist dies in Bereichen, in denen zeitnahe Informationen entscheidend sind, etwa bei Projektarbeit, Auftragsabwicklung oder Compliance-Themen.
Ohne Ersatzlösungen steigt das Risiko von Verzögerungen, Fehlentscheidungen und ineffizienten Abläufen.

Ein Use Case als Beispiel

Wir haben ein Beispiel-Tenant für 500 User analysiert, um die Auswirkungen besser einschätzen zu können:

• Aktuell existieren 201 aktive Alerts.
• Rund 92 Mitarbeitende sind von der Abschaltung direkt betroffen.
  Diese Zahlen zeigen: Selbst in einem mittelständischen Umfeld sind zahlreiche Personen und Personen unmittelbar betroffen. Organisationen mit hohem Anteil von inhaltskritischen Dokumenten haben Handlungsbedarf z.B. für AGB, Beipackzettel, Verträge, Vorlagen, Disclaimern, etc.

Was sollten Organisationen jetzt tun?

Unsere Empfehlung: rechtzeitig Alternativen aufbauen und die Nutzung von Alerts aktiv ablösen. Wichtige Schritte sind:

1. Bestandsaufnahme – klären, welche Alerts im Einsatz und welche kritisch sind.
2. Priorisierung – geschäftsrelevante Alerts zuerst absichern.
3. Alternativen prüfen – moderne Lösungen wie SharePoint Rules für CaseTools-Nutzer oder Power Automate in Enterprise-Anwendungen bieten flexible und zukunftssichere Benachrichtigungsoptionen.
4. Mitarbeitende informieren – damit keine unerwarteten Lücken entstehen.

Wie wir Sie unterstützen können

Wir begleiten Unternehmen dabei, ihre Prozesse an die Beendigung der SharePoint Alerts anzupassen. Von der Analyse über die Entwicklung passender Alternativen bis hin zur Implementierung moderner Benachrichtigungslösungen stehen wir beratend und technisch an Ihrer Seite.

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Fazit

Das Ende der SharePoint Alerts ist ein Einschnitt, bietet aber auch Chancen. Wer rechtzeitig handelt, verhindert nicht nur operative Risiken, sondern kann Benachrichtigungsprozesse effizienter, sicherer und moderner aufstellen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre IT-Landschaft fit für die Zukunft zu machen.