Neue Richtlinien für nicht lizenzierte OneDrive-Konten: Was sich 2025 ändert
Seit Januar gelten wesentliche Änderungen für die Verwaltung nicht lizenzierter OneDrive-Konten. Zukünftig werden diese Konten automatisch und kostenpflichtig archiviert. Auch bei einer eventuellen Reaktivierung fallen Kosten an.
Ein typisches Szenario in Unternehmen: Ein Mitarbeitender verlässt die Organisation, die zugewiesene Microsoft 365-Lizenz wird entzogen – doch das zugehörige OneDrive-Konto bleibt bestehen. Oftmals wird vergessen, das Konto manuell zu deaktivieren. Mit den neuen Microsoft-Richtlinien fällt dieses Konto nun automatisch in den Archivierungsprozess, was zu unerwarteten Kosten führen kann. Unternehmen sollten daher ihre Prozesse zur Benutzerverwaltung anpassen, um solche Fälle frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln.
Zeitplan für die Durchsetzung der neuen Richtlinien
Für Konten, die vor dem 17. Februar 2025 nicht lizenziert wurden
- April 2025: Alle nicht lizenzierten Konten wechseln in den schreibgeschützten Modus.
- Mai 2025: Diese Konten werden automatisch archiviert.
Für Konten, die nach dem 17. Februar 2025 nicht lizenziert wurden
- Tag 60 nach Entzug der Lizenz: Das Konto wird in den schreibgeschützten Modus versetzt.
- Tag 93 nach Entzug der Lizenz: Das Konto wird entweder archiviert (wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie besteht) oder in den Papierkorb verschoben (ohne Aufbewahrungsrichtlinie).
Welche Kosten entstehen bei der Archivierung und Reaktivierung?
Die Archivierung nicht lizenzierter OneDrive-Konten erfolgt über das Microsoft 365-Archiv und ist mit folgenden Kosten verbunden:
- Speicherkosten: 0,05 USD pro GB und Monat für die Speicherung archivierter Daten.
- Reaktivierungskosten: 0,60 USD pro GB für die Wiederherstellung archivierter Konten.
Diese Gebühren fallen an, sobald die Archivierungsabrechnung im Microsoft 365 Admin Center aktiviert wurde. Ohne hinterlegte Zahlungsmethode entstehen die Kosten erst bei der Reaktivierung eines archivierten Kontos. Es ist daher ratsam, regelmäßig den Status nicht lizenzierter Konten zu überwachen, um unerwartete Ausgaben zu vermeiden.
Handlungsempfehlungen für Administratoren
1. Nicht lizenzierte Konten identifizieren
Nutzen Sie das SharePoint Admin Center, um Berichte über nicht lizenzierte OneDrive-Konten zu erstellen und den aktuellen Status zu überwachen.
2. Entscheidungen über den weiteren Umgang treffen
- Löschen nicht benötigter Konten: Um unnötige Kosten zu vermeiden, sollten ungenutzte oder obsolete Konten entfernt werden.
- Zuweisung von Lizenzen: Wenn ein Konto weiterhin benötigt wird, sollte frühzeitig eine passende Lizenz zugewiesen werden.
3. Aufbewahrungsrichtlinien prüfen
Bestehende Richtlinien sollten regelmäßig überprüft und an die neuen Microsoft-Vorgaben angepasst werden, um ungewollte Datenverluste oder Archivierungskosten zu vermeiden.
Fragen zur Umsetzung? Wir unterstützen Sie gerne!
Die neuen Regelungen zur Verwaltung nicht lizenzierter OneDrive-Konten erfordern ein proaktives Vorgehen, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und unnötige Kosten zu vermeiden. Falls Sie Unterstützung bei der Analyse oder Umsetzung der neuen Richtlinien benötigen, steht Ihnen unser Expertenteam mit langjähriger Erfahrung im Microsoft-Umfeld zur Seite. Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung.
Georg Weber
Microsoft Solutions
Telefon: +49 1520 1655438
E-Mail: gweber@spirit21.com
In seiner Rolle bei SPIRIT/21 konzentriert er sich auf die nahtlose Integration von Voice Services in den M365-Support, wobei Georg insbesondere Teams, SharePoint Online und Exchange Online im Blick behält.
