Digitales Gremienmanagement mit Echtzeit-Transparenz

Ein Gremium, viele Tagesordnungspunkte – aber keine Zeit zu warten

14:00 Uhr. Mein Slot im Gremium. Eigentlich. Denn der Kollege vor mir ist noch mitten in seiner Präsentation, und niemand weiß so genau, wann mein Thema drankommt. Also beschäftige ich mich mit warten, oder komme einfach später? Schließlich gibt’s keine Transparenz, keine Echtzeit-Infos, keine klare Struktur und meine Tools helfen mir dabei auch nicht weiter. Warum pünktlich sein, wenn das System selbst nicht mit der Zeit geht?

Genau hier setzt die Idee an: Ein digitales Gremienmanagement, das nicht nur Termine verwaltet, sondern Echtzeit-Transparenz schafft. Denn wer weiß, ob mein Tagesordnungspunkt heute überhaupt noch behandelt wird?

Herausforderung

Die bisherigen Prozesse zur Gremienorganisation sind überwiegend manuell und basierten auf einem früheren SharePoint-System. Informationen müssen aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, Excel-Dateien und anderen Tools zusammengeführt werden, was den Aufwand für Planung, Dokumentation und Nachverfolgung deutlich erhöht. Ziel des Projekts ist die Einführung einer zentralen, digitalen Lösung, die sowohl stationär als auch mobil verfügbar ist und eine effiziente, transparente und benutzerfreundliche Unterstützung der Gremienarbeit ermöglicht.

SPIRIT/21 Lösung

SPIRIT/21 stellt eine webbasierte Applikation sowie eine native iOS-App zur Verfügung. Diese ermöglichen eine flexible und ortsunabhängige Planung, Echtzeitkommunikation bei Änderungen sowie eine strukturierte Nachverfolgung von Gremienpunkten und Beschlüssen. Betrieb und Support erfolgten ebenfalls durch SPIRIT/21.

Vorteile für den Kunden

• Höhere Transparenz über Gremien, Themen und Beschlüsse
• Flexible Agenda-Verwaltung und Echtzeit-Updates bei Änderungen
• Effiziente Protokollierung und Nachverfolgung offener Punkte
• Nutzung auf Desktop und mobil – für maximale Flexibilität
• Reduzierung manueller Aufwände und Fehlerquellen