Microsoft beendet kostenlose Office-Lizenzen für Non-Profits

Was Organisationen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Juli 2025 hat Microsoft sein Lizenzmodell für Non-Profit-Organisationen angepasst. Kostenlose Office-Lizenzen gehören damit der Vergangenheit an – ein Schritt, der insbesondere größere Hilfs- und Umweltorganisationen vor neue Herausforderungen stellt.

Wen betrifft die Änderung?

Für kleinere Organisationen mit weniger als 300 Nutzern bleiben die Auswirkungen überschaubar. Sie können ihre Microsoft 365-Umgebung weitgehend wie gewohnt weiterführen, ohne mit spürbaren Mehrkosten rechnen zu müssen.
Anders sieht es bei größeren Non-Profits wie Greenpeace, Vier Pfoten, WWF oder Caritas aus. Hier steigen die Fixkosten für die IT spürbar an, da Lizenzen künftig bezahlt werden müssen.

Besonders relevant:

• Fixkosten steigen - Basiskosten für IT müssen neu kalkuliert werden.
• Projektbezogene IT-Kosten - können zwar anteilig in Förderprojekte eingerechnet werden, decken aber nicht die gesamte Last.
• Spenden- und Sponsorenfinanzierung - wird stärker gefordert, da öffentliche Mittel meist nur einen Teil der Finanzierung sichern.

Warum Beratung jetzt wichtig wird

Viele dieser Organisationen stehen ohnehin unter Druck, ihre Strukturen zu modernisieren und ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Die Umstellung auf das neue Microsoft-Preismodell kann dabei ein sinnvoller Anlass sein, IT-Strategien neu zu bewerten.

• Lizenzmodelle verstehen - Welche Microsoft 365-Pläne sind wirklich passend?
• Kosten fair teilen - Wie lassen sich Basis- und Projektkosten sinnvoll trennen?
• Multi-Tenant-Szenarien prüfen - Wie können Organisationen, die nur lose assoziiert sind (z. B. im Tier- und Umweltschutz), individuelle Lösungen nutzen und dabei ihre Identität bewahren?

Wie wir gemeinsam Ihre Ziele erreichen können

Wir unterstützen Non-Profits dabei, genau diese Fragen nicht nur theoretisch zu diskutieren, sondern praktisch umzusetzen. Von der Bewertung bestehender Strukturen über die Entwicklung passender Lizenz- und Tenant-Modelle bis hin zur Migration in moderne Umgebungen – wir liefern Konzepte, die Kosten im Griff halten und gleichzeitig Spielraum für individuelle Identität lassen.

Fazit

Für kleine Non-Profits wird sich durch die neue Microsoft-Strategie wenig ändern. Für große Organisationen jedoch ist jetzt der passende Zeitpunkt, ihre IT-Kosten bewusst zu steuern und in moderne, zukunftsfähige Lösungen zu investieren. Wer rechtzeitig handelt, kann nicht nur die finanzielle Belastung abfedern, sondern auch die Chance nutzen, die eigene IT-Landschaft nachhaltig zu modernisieren.

Planen Sie jetzt ihre nächsten Schritte

Die neuen Lizenzmodelle erfordern klare Entscheidungen. Wir helfen Ihnen, passende Pläne zu wählen, Kosten fair zu verteilen und Ihre IT nachhaltig zu modernisieren.

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