Microsoft Teams war und ist spätestens seit der Corona Krise ein wesentliches und mittlerweile auch bewährtes Arbeitsmittel, das weltweit täglich von Millionen von Menschen aktiv genutzt wird. Laut Microsoft waren es bereits Ende April diesen Jahres über 75 Millionen. SPIRIT/21 hatte Microsoft Teams bereits vor der Corona-Krise im Unternehmen eingeführt und damit schon eigene umfassende und im Prinzip durchweg positive Erfahrungen gemacht.

Auf Basis dieser Erfahrungen erschienen im SPIRIT/21 Blog zwischen April und Juni 2020 vier Beiträge, die basierend auf diesen Erfahrungen viele Tipps zu dem Einsatz und zu den Funktionen von Teams enthielten. Diese vier Beiträge wandten sich zum Thema "Optimal strukturieren & berechtigen" an die Teams-Verantwortlichen und mit den Themen "Individuell einrichten & optimal kommunizieren",  "Effizient zusammenarbeiten & zügig navigieren" und "Benachrichtigungen anpassen & Befehle nutzen" an die Teams-Endnutzer‘innen.

Wir haben uns nun zum Herbstbeginn genauer angesehen, wie sich die Windows Desktop Version von Microsoft Teams seit Beginn der Corona-Krise weiterentwickelt hat. Es ist eine Menge passiert und wir haben einige der aus unserer Sicht wesentlichen Änderungen und Erweiterungen in diesem Beitrag hier zusammengefasst. Darüber hinaus haben wir in jedem der vier Artikel unter dem Stichwort "Update" und mit kursiver Schrift detaillierter beschrieben, was sich geändert hat und wie Nutzer‘innen diese Änderungen in der täglichen Arbeit einsetzen können.

Rückblicken betrachtet ist in jedem Fall bemerkenswert, dass Microsoft bei den vielen angekündigten Verbesserungen der letzten Monate in der Regel auch immer geliefert hat. Viele Nutzer‘innen werden das bei auffälligen Änderungen, zum Beispiel bei der Einführung der 3x3 Kacheln in den Besprechungen, selbst bemerkt und erlebt haben. Abzuwarten (und zu hoffen) bleibt nun, dass Microsoft die kommenden angekündigten Verbesserungen, beispielsweise die "Pre-Join-Erfahrung", die "Spotlight-Funktion" und auch die Überarbeitung der "Benachrichtigungs-Einstellungen" ebenfalls zügig für alle zugänglich macht.

Hier nun einige wesentliche - und thematisch sortierte - Informationen zu den Updates und Erweiterungen in Microsoft Teams in der Übersicht:

Optimal strukturieren & berechtigen

Microsoft hat in den letzten Monaten die Infrastruktur von Microsoft Teams, zum Beispiel bezüglich Teilnehmer-/Nutzerzahlen, wesentlich erweitert. Die Strukturierungsmöglichkeiten von Teams hingegen hat in den letzten Monaten keine, zumindest deutlich sichtbaren, Änderungen erfahren. Dementsprechend finden sich auch keine auffälligen und bedeutende Updates, wie beispielsweise die damals sehnlichst erwarteten aber nun schon länger existierenden privaten Kanäle.

Aber es lohnt sich in jedem Fall, die nicht ganz so auffälligen Verbesserungen und Erweiterungen im Blick zu haben. Erwähnenswert sind beispielsweise die verbesserte Kennzeichnung von Gast-Nutzer‘innen, die in jedem Kanal und auch der zugehörigen Kanalinfo auf einen Blick sichtbar sind.

Ebenfalls erwähnenswert sind die sogenannten "(Kanal-)Metriken", mit denen sich monitoren lässt, ob die Kanäle eines Teams auch in der erwarteten Weise und im Sinn der Teams-Verantwortlichen eingesetzt werden.

Der vollständige Artikel zu diesem Thema inkl. weiterer Details zu den genannten Verbesserungen findet sich hier.

Individuell einrichten & optimal kommunizieren

Bei der Verbesserung der Kommunikation, besonders bei den Besprechungen, hat sich Microsoft hingegen richtig ins Zeug gelegt. In der Corona-Krise ist es eine wesentliche Herausforderung, nicht mehr stattfindende persönliche Treffen von Einzelpersonen und Gruppen bestmöglich durch neue Funktionen in Teams zu ersetzten. Darüber hinaus war es Microsoft selbst in diesem Bereich ein bedeutendes Anliegen vom Funktionsumfang und der Bedienbarkeit her zu den starken Konkurrenzprodukten im Bereich der Videokonferenz aufzuschließen.

Ganz wesentliche Änderungen wurden in Microsoft Teams beispielsweise mit der Darstellung von Besprechungen in einem separaten Fenster, der Fixierung der Besprechungssteuer-Elemente und der Einführung der 3x3 Kachel vorgenommen. Schon seit mehreren Monaten existieren zudem die Möglichkeit, wie in einer Schulklasse die Hand zu heben (und wieder zu senken), sowie den Sound eines präsentierten Videos direkt in die Besprechung zu übertragen.

Weitere wichtige Änderungen der Besprechungsfunktion betrafen die vereinfachte Besprechungs-Teilnahme per Weblink sowie umfangreichere Kontrollmöglichkeiten von Organisator‘innen über die Besprechungsoptionen, z.B. beim Wartebereich und den Präsentations-Berechtigungen.

Zu erwähnen im Zusammenhang mit der Kommunikation ist ebenfalls eine wesentliche Verbesserung des Chats, der nun auch in einem separaten Fenster ablaufen kann und somit die parallele Navigation in Teams erlaubt.

Der vollständige Artikel zu diesem Thema inkl. weiterer Details zu den genannten Verbesserungen findet sich hier.

Effizient zusammenarbeiten & zügig navigieren

Die in Microsoft Teams verfügbaren Apps und Funktionen ermöglichen häufig die (Zusammen-)Arbeit an Dateien, ohne dabei Teams verlassen zu müssen. Auch hier finden ständige Verbesserungen statt. Besonders erwähnenswert sind dabei die ganz frische Listen-App von Microsoft sowie die Stabilisierung und funktionale Erweiterung der Whiteboard-Funktion (auch) in den Besprechungen.

Der vollständige Artikel zu diesem Thema inkl. weiterer Details zu den genannten Verbesserungen findet sich hier.

Benachrichtigungen individuell anpassen & Befehle nutzen

Bei den Benachrichtigungen und der Befehlszeile/Suche liegen die Verbesserungen der letzten Monate eher im Detail.

Beispielsweise können die Benachrichtigungs-Einstellungen nun zügiger direkt aus dem "Aktivitäten-"Kontext aufgerufen werden. Ebenfalls wurde die Suchfunktion über die Befehlszeile verbessert, so dass mit der Eingabe von "/search" mittlerweile bestimmte Kanäle und Chats direkt durchsucht werden können.

Der vollständige Artikel zu diesem Thema inkl. weiterer Details zu den genannten Verbesserungen findet sich hier.