Man sitting at his laptop drinking coffee © Andrea Piacquadio (Pexels)

Microsoft Teams: Benachrichtigungen individuell anpassen & Befehle nutzen

Wie Benachrichtigungen sinnvoll und nutzbringend eingesetzt werden können und welche weiteren Features in MS Teams großen Mehrwert für Sie bringen.

Die beiden vorherigen Beiträge zu Microsoft Teams enthielt Tipps & Tricks zur Kommunikation und zur Zusammenarbeit. Dieser Artikel konzentriert sich nun darauf, wie ein'e Nutzer'in mit Hilfe von Benachrichtigungen über alle relevanten Tätigkeiten in Teams punktgenau auf dem Laufenden bleibt.

Darüber hinaus informiert dieser Artikel kurz über verschiedene weitere Funktionen und Eigenschaften von Microsoft Teams, die teilweise schon länger existieren aber eher (zu Unrecht) unbekannt sind sowie über ganz neue beziehungsweise erst in Kürze verfügbare Möglichkeiten/Features.

Benachrichtigungen: Im Profil und Kanal einstellen

Die Einrichtung einer übersichtlichen Struktur in Microsoft Teams ist genauso wichtig wie das richtige Maß an Benachrichtigungen zu Aktivitäten innerhalb von Teams. Sind die Benachrichtigungsoptionen zu restriktiv eingestellt, bekommt der jeweilige Nutzer unter Umständen zu wenig mit. Im umgekehrten Fall wird der Nutzer hingegen mit nicht wirklich relevanten Benachrichtigungen überflutet und erkennt die wichtigen Aktivitäten nicht mehr.

Hierzu haben wir eine gute und eine schlechte Nachricht. Die gute Nachricht: Nutzer'innen können das Benachrichtigungs-Management weitestgehend selbständig anpassen, die Administratoren haben hier nur geringen Einfluss. Die schlechte Nachricht: Als Nutzer'in muss man dies dann auch in die Tat umsetzen - und zwar mit den (nicht unbedingt intuitiv bedienbaren) Mitteln, die Microsoft dazu zur Verfügung gestellt hat.

Die wesentlichsten Einstellungen zu den Benachrichtigungen finden sich hinter dem eigenen Profilbild. Per Mausklick auf das Profilbild gelangt man über "Einstellungen" und dann "Benachrichtigungen" zu den entsprechenden Optionen. In der Regel kann dort definiert werden, bei welchen Aktionen eine Benachrichtigung mit einem Banner (einer Art Desktop- beziehungsweise Browser-Popup), einer Mail oder im Feed erfolgen soll.

Durch Nutzer individuell anpassbar: Die Benachrichtigungs-Einstellungen

Der oberste Abschnitt "Erwähnungen" bezieht sich dabei nur auf @-Erwähnungen. Unter "Nachrichten" können Einstellungen für Nachrichten aber auch Unterhaltungen eingestellt werden. Wichtig zu verstehen dabei ist: "Verfolgte Kanäle" sind aus der Sicht von Microsoft alle Kanäle, die innerhalb eines Teams für den jeweiligen Nutzer unmittelbar sichtbar, also nicht ausgeblendet, sind.

Unter "Sonstiges" findet sich ebenfalls eine Sammlung unterschiedlicher Einstellungen. Hier ist die Option "E-Mails zu verpassten Aktivitäten" besonders interessant. Bei dieser Einstellung kann definiert werden, wie schnell eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen soll, falls eine entsprechende Aktion in Teams vom Nutzer nicht zur Kenntnis genommen wurde. Beispielhaft bedeutet dies, falls ich zur "Erwähnung meiner Person" auch per Mail benachrichtigt werden möchte, wird eine entsprechende Mail an mich versendet, sofern ich diese Erwähnung nicht selbst in Teams innerhalb des gesetzten Zeitrahmens zur Kenntnis genommen habe.

Eine weitere Option zur Benachrichtigungssteuerung stellen die sogenannten "Einstellungen für Kanalbenachrichtigungen" (siehe folgendes Bild) dar, mit denen je einzelnem Kanal die Benachrichtigungsoptionen bei neuen Beiträgen und/oder bei Kanalerwähnungen festgelegt werden.

In diesem Zusammenhang noch zwei hilfreiche zusätzliche Informationen: Zu einem Kanal, der von den jeweiligen Benutzer'innen aktiv ausgeblendet wurde, erhalten diese in der Regel gar keine Benachrichtigungen mehr. Und: Der "Allgemein-"Kanal kann nicht ausgeblendet werden.

Ebenfalls individuell einstellbar: Benachrichtigungen je Kanal

Profilkarte & Befehlszeile: Gar nicht so häufig eingesetzt

Profilkarte

Nicht nur das eigene Profil steckt voller Möglichkeiten und Einstellungen, auch hinter den Profilbildern der anderen Teams-Teilnehmer gibt es mehr zu entdecken.

Bei einem Mouseover über das Profilbild einer anderen Person, die z.B. in der Teilnehmerliste einer Besprechung angezeigt wird, öffnet sich innerhalb kurzer Zeit die sogenannte Profilkarte, die in der Regel die Kontaktdaten inklusive Mail-Adresse und Telefonnummer der jeweiligen Person enthält.

Schnell kontaktieren: Die Profilkarte eines Kollegen inkl. Kontaktdaten und -möglichkeiten

Eine Person in Teams ist immer auch über die zugehörige Profilkarte direkt kontaktierbar. Um jemanden anzurufen ist dementsprechend nicht der Umweg über die Schaltfläche "Anrufe" notwendig. Anstatt dessen kann die Profilkarte aufgerufen werden, auf der sich eine Vielzahl von Kontaktmöglichkeiten befinden. Dazu gehören die Möglichkeiten eine Chat-Nachricht bzw. eine E-Mail zu versenden oder die jeweilige Person mit und ohne Videounterstützung direkt anzurufen.

Der Vollständigkeit halber sei erwähnt: Die auf einer Profilkarte angezeigten Informationen können durch die jeweiligen Nutzer'innen nicht vollständig selbsttätig verändert werden. In Teams direkt existiert derzeit lediglich die Möglichkeit, das Profilbild anzupassen. Nach dem separaten Einloggen unter https:/office.com können zudem per Mausklick auf das eigene Profilbild unter "Mein Office-Profil" weitere Daten angepasst bzw. eingegeben werden, wie z.B. die Nennung relevanter Projekte, in denen man gearbeitet hat. Allerdings haben Nutzer'innen keinen Einfluss auf die Stammdaten. Sollte sich z.B. die Zugehörigkeit zu einer Abteilung oder einem Team geändert haben, muss diese Information in der Regel durch die Administration geändert werden.

Befehlszeile

Mindestens genauso allgegenwärtig wie die Personen und ihre Profilfotos ist in Microsoft Teams oben in der Mitte die sogenannte Befehlszeile. Sie wird gar nicht so häufig eingesetzt, bietet aber zum Teil sehr interessante exklusive Funktionen. Zum Teil stellt sie auch alternative (und direktere) Zugänge zu bereits bekannten Funktionen zur Verfügung.

Ein alternativer Zugang zu einer bekannten Funktion ist beispielsweise die Änderung des eigenen Status: Mit "/Abwesend" ändert man direkt seinen persönlichen Verfügbarkeits-Status, der üblicherweise über einen Mausklick auf das eigene Profilbild geändert wird. "/Organigramm" hingegen ermöglicht die Darstellung einer gewählten Person in einem Organisations-Diagramm. Mit dem "/" können zusätzlich auch Bots angesprochen werden, insofern sie installiert und freigeschaltet sind. Ein gutes Beispiel ist dabei der „Who-Bot“ von Microsoft, der mit "/Who" beziehungsweise mit "/Wer" aktiviert wird.

Die in einem Unternehmen bzw. einer Organisation verfügbaren Befehle innerhalb von Microsoft Teams sind dabei immer am besten über die ausschließliche Eingabe von "/" zu ermitteln, mit der eine Übersicht aller verfügbaren Befehle angezeigt wird.

Die vielseitige Befehlszeile: Übersicht der verfügbaren Befehle

Parallel lassen sich über die Eingabe des @-Zeichen in der Befehlszeile ganz gezielt Kollegen ansprechen oder Apps starten. Auch hier kann über die initiale Eingabe des "@"-Zeichen ermittelt werden, welcher Funktionsumfang für den Nutzer verfügbar ist.

Last but not least: Die Befehlszeile ist auch eine (Teams-)Suche, deren komfortabel filterbare Suchergebnisse dort angezeigt werden, wo normalerweise die Übersicht zu Aktivitäten, Chats und Teams zu finden sind. Die Weiterentwicklung dieser noch nicht optimalen Suchfunktion in Teams durch Microsoft ist dabei ein ständiger Prozess, der beispielsweise zukünftig die Berücksichtigung von Teilwörtern beinhalten wird.

Die Hand heben & fixierte Werkzeugleiste: Sehnlichst erwartet

Hand heben & Systemaudio wiedergeben

Wie die Suchfunktion in der Befehlszeile wird auch die Besprechungsfunktion in Microsoft Teams ständig weiterentwickelt. Relativ neu verfügbar ist nun die Möglichkeit "Ihre Hand heben", die mit einem entsprechenden Symbol in der Besprechungs-Werkzeugleiste seit kurzem angezeigt wird.

Wie in einer Schulklasse kann man hier seine Hand (per Mausklick) heben, ohne dabei anderen Teilnehmern ins Wort zu fallen oder das eigene Anliegen im Chat formulieren zu müssen. Genauso wie in einer Schulkasse kann die Hand auch wieder heruntergenommen werden, falls sich das Anliegen mittlerweile erledigt hat und/oder die Meldung angenommen/angesprochen wurde. Die erhobene Hand ist dabei als Symbol in der Teilnehmerliste der jeweiligen Besprechung rechts neben dem "Aufzeigenden" sichtbar.

Sehr nützlich: Die Hand heben (und wieder senken) und das Systemaudio aktivieren

Zudem kann nun in den Besprechungen das sogenannte Systemaudio geteilt werden. Eine sehnlicht vermisste Funktion, die nicht nur das bewegte Bild sondern auch den Ton eines zum Beispiel in einer Besprechung abgespielten und geteilten Videos für alle Teilnehmer hörbar macht. Ob das Systemaudio geteilt wird, kann direkt in der Besprechung entschieden werden, bevor der/die jeweilige Nutzer'in seinen/ihren Desktop oder ein aktives Fenster mit den anderen teilnehmenden Personen teilt.

3 x 3-Videoraster und fixierte Werkzeugleiste

Die Entwicklung neuer Besprechungsfunktionen scheint momentan in besonderem Fokus von Microsoft zu stehen. Seit wenigen Tagen können die (Kamera-)Bilder von bis zu neun Teilnehmer'innen gleichzeitig in einer Besprechung angezeigt werden. Die Darstellung der Teilnehmer'innen geschieht dabei in Kacheln. Microsoft Teams stellt bevorzugt diejenigen Teilnehmer'innen in diesen Kacheln dar, die ein Bewegtbild, z.B. per eingeschalteter Webcam, übertragen.

Vielleicht weniger spannend und sichtbar aber doch immens hilfreich ist die zukünftige fixe Positionierung der Werkzeugleiste im oberen Rand des Besprechungsfensters. In der Vergangenheit hat diese Leiste häufig den Blick auf eventuell wesentliche Bestandteile eines Screensharings verstellt und konnte weder bewegt noch verlässlich dauerhaft ausgeblendet werden. Mit der fixen Positionierung sollten diese Probleme der Vergangenheit angehören.

Fazit/Abschluss

Mit den Tipps und Tricks dieses und der vorangegangenen Beiträge können Nutzer'innen Microsoft Teams individuell anpassen und für ihren ganz persönlichen Anwendungszwecke optimieren und einsetzen. Zum Teil, zum Beispiel bei Drittanbieter-Apps, sind sie dabei auf die erteilten Berechtigungen angewiesen, zum großen Teil können Nutzer'innen aber auch komplett eigenständig und unbeeinflusst Einstellungen, zum Beispiel im Rahmen des Benachrichtigungsmanagements, vornehmen.

Christian Olschewski, Senior Consultant Microsoft 365

colschewski@spirit21.com

Für alles rund um den Modern Workplace ist Christian Ihr perfekter Ansprechpartner bei SPIRIT/21.

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