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Von Team SPIRIT/21 am 24.02.2021 Smart Workplace

Neues von Microsoft Teams: Updates für die effektive Zusammenarbeit

In den letzten Monaten hat Microsoft einige nützliche Funktionen im Bereich der Teams-Kanäle und auch der Suche bereitgestellt und erweitert. Hinzu kommt die Bereitstellung neuer Apps in Microsoft-Teams, die ein teilweise recht großen und weitreichenden Funktionsumfang haben. Hier stellt sich für jedes Unternehmen die Frage, ob es diese Apps den Nutzer’innen zur Verfügung stellen sollte und falls ja, ob dies nicht besser koordiniert und durch Schulungen begleitet geschieht.

Neue Apps in Teams: Aufgaben und Genehmigungen

Anfang des Jahres hat Microsoft die Aufgaben-App “Tasks von Planner und To Do” sowie die „Genehmigungen“-App zur Verfügung gestellt. Mit der ersten werden Team-Aufgaben aus Planner sowie individuelle Aufgaben aus “To Do” in einer Teams-App dargestellt. Mit der zweiten können Genehmigungs-Workflows aus Kanal-Unterhaltungen oder Chat-Nachrichten gestartet und in einer separaten Übersicht überwacht und protokolliert werden. 

Neue Apps in Teams: Power Automate

In einer noch viel komplexeren Liga spielt die Anwendung PowerAutomate, die mittlerweile ebenfalls über Teams erreichbar ist. Mit der Anwendung können im Prinzip durch jede’n (Teams-)Nutzer’in über sogenannte Trigger und Actions einfachste Workflows aber auch komplexe Entwicklungen bereitgestellt werden. Der Einsatz - gerade dieser App - innerhalb eines Unternehmens sowie das Angebot zugehöriger Schulungen, sollten optimaler Weise vor der Bereitstellung von PowerAutomate geklärt werden. 

Power Automate: Nicht nur Workflowmanagement, sondern auch Entwicklertool  

Kanalkalender

Apropos Apps: Innerhalb eines Kanals kann nun über eine Registerkarte die “Kanalkalender”-App installiert werden. Der Kalender für diesen Kanal wird anschließend unter dieser Registerkarte im Teams-Hauptfenster für alle Kanal-Mitglieder (= alle Team-Mitglieder) angezeigt. Dort können Termine wie auch beim Standard-Kalender direkt per Doppelklick auf die gewünschte Zeit angelegt werden.

Bei der Erstellung eines Besprechungstermins über diese App ist der Kanalbereich der Einladung bereits ausgefüllt. Einzelne Teilnehmer können dann direkt eingeladen werden, der Termin lässt sich aber auch ohne die Angabe von Teilnehmern versenden. Nach dem Versand der Einladung wird dieser im Kanalkalender selbst aber auch im Standard-Outlook-Kalender jedes einzelnen Kanal-Mitglieds angezeigt. Explizit eingeladene Teilnehmer’innen erhalten zudem eine Mail-Benachrichtigung.

Eine Besprechungseinladung aus der Kanalkalender-App inklusive vorausgefülltem Kanal  

Der Termin kann wie gewohnt angenommen werden und ist übrigens auch in dem jeweiligen Kanal unter Beiträge zu finden. Dort kann er eingesehen, aber auch per “antworten” kommentiert werden.  

Zu beachten ist allerdings noch bei dieser hilfreichen App: Auch Nicht-Kanal-Mitglieder können eingeladen werden. UND: Die App selbst ist noch nicht in privaten Kanälen verfügbar. 

Der Termin erscheint auch als Beitrag in den Unterhaltungen

Beitrag im Kanal anheften

Ein Beitrag kann in einem Kanal über die rechte Maustaste angeheftet werden. Anschließend ist dieser Beitrag mit einem grünen Pin gekennzeichnet und wird zudem in der Kanalinfo angezeigt. 

Der angeheftete Beitrag wird als solcher gekennzeichnet.

Verbesserung der Suchfunktion

Während der Sucheingabe im Teams-Befehlsfeld erscheinen die vielversprechendsten Ergebnisse mittlerweile gerankt und unterteilt nach Chats, Dateien, Usern, etc. direkt unterhalb des Eingabefensters. 

Nach Nutzung der Entertaste werden alle Ergebnisse auf der linken Seite in Teams präsentiert und lassen sich dort komfortabel filtern. Recht attraktiv ist dabei die Möglichkeit, sich die gefundenen Dateien direkt in Teams anzeigen zu lassen. Die Sucherergebnisse bleiben dabei erhalten, so dass die/der Nutzer’in sich die Inhalte mehrere in Frage kommende (Office-)Dateien nacheinander ansehen kann, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. 

Ranking und Darstellung der Ergebnisse während der Sucheingabe  
Komfortables Treffer-Browsing mit direkt Anzeige der Dateiinhalte  

Neu bei Microsoft Teams? Im SPIRIT/21 BLOG sind vier einführende Artikel zu Teams mit den folgenden Themenschwerpunkten erschienen: „Hauptbestandteile von Teams und deren Einsatz und Strukturierung”, “Teams individuell einrichten & optimal kommunizieren”, “In Teams effizient zusammenarbeiten & zügig navigieren” und “Benachrichtigungen in Teams individuell anpassen & Befehle nutzen”. 

Team SPIRIT/21

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