E-Rechnung mit SAP – Bereit für die E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025?

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß der Norm EN16931 im B2B-Geschäft empfangen zu können. Dies ist ein erster Schritt des 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetzes. Mittelfristig werden weitere Vorgaben zum Austausch von elektronischen Rechnungen rechtskräftig, weshalb Unternehmen schon heute erste Maßnahmen ergreifen müssen und weitere Aktionen planen sollten.

Was ist eine elektronische Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung. Ein PDF-Dokument zum Beispiel erfüllt diese Anforderungen nicht, da es nicht für die direkte Weiterverarbeitung geeignet ist. Formate wie die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen genutzt wird, oder das hybride ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus PDF und XML-Datei), erfüllen hingegen die Anforderungen. Auch weitere Formate wie das französische Factur-X sind zulässig, sofern sie den technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.

Gesetzliche Grundlage der E-Rechnung

Das Wachstumschancengesetz sieht vor, dass Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands ab 01.01.2025 elektronisch ausgetauscht werden. Für den Versand der Rechnungen gilt jedoch zunächst eine gestaffelte Übergangsfrist, sodass diese erst ab 01.01.2028 für alle Unternehmen Pflicht ist. Für größere Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000€ besteht die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen bereits ab dem 01.01.2027. Rechnungen in EDI-Formaten, die EN16931 konform sind, können auch nach 2028 weiter versendet werden. Eine Übersicht zeigt die gestaffelten Übergangsfristen.

Übergangsfristen der E-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland

Herausforderungen und Unterschiede bei der elektronischen Rechnungsstellung in Europa und weltweit

Deutschland folgt mit diesem Gesetz einigen europäischen Nachbar- und Drittländern, die bereits in den vergangenen Jahren unterschiedliche Gesetze zum Austausch von elektronischen Rechnungen umgesetzt haben. Es gibt zwar eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung, jedoch sind die Übermittlungsvorgaben in den Ländern sehr unterschiedlich ausgeprägt. Im nicht europäischen Ausland unterscheiden sich darüber hinaus auch die Formate der elektronischen Rechnung. Somit gibt es einen Flickenteppich an Vorgaben, die international agierende Unternehmen mit Standorten auf der ganzen Welt berücksichtigen müssen.

Es gibt verschiedene Übermittlungsmodelle, die sich darin unterscheiden, zwischen welchen Parteien die elektronische Rechnung ausgetauscht wird. In Italien zum Beispiel besteht eine Meldepflicht an die Steuerbehörde, die die Informationen an den Lieferanten weitergibt. Es besteht hier kein direkter Austausch von Informationen zwischen Kunde und Lieferant. In anderen Ländern besteht lediglich ein Austausch zwischen Kunde und Lieferant oder es besteht eine zusätzliche Meldepflicht an die Behörden. Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist zusätzlich die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) geplant, das in Deutschland voraussichtlich nicht vor der Umsetzung der europäischen Lösung 2030-2032 angedacht ist.

Relevanz der E-Rechnung für Ihr Unternehmen heute

Auch wenn heute noch nicht viele Unternehmen E-Rechnungen der Norm EN16931 versenden, wird dies voraussichtlich ab 2025 stark zunehmen, da dann eine Pflicht für den Empfang von E-Rechnungen gilt und viele Unternehmen dies zum Anlass genommen haben, eine umfassende Lösung im Projekt umzusetzen. Darüber hinaus besteht bereits heute eine E-Rechnungs-Pflicht für alle EU-Behörden.

Lösungen für die technische Umsetzung in SAP

Mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) bietet SAP eine Lösung für die Übermittlung und den Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Übermittlung gesetzlicher Berichte. Die Lösung unterstützt das Format X-Rechnung und ZUGFeRD und nutzt das Netzwerk PEPPOL für den Austausch der E-Rechnungen. Die Produkte S/4HANA, SAP ERP, Central Finance, HCM und BRIM werden mit SAP DRC unterstützt.
SAP DRC liefert einen gemeinsamen Monitor für alle Länder-Transaktionen, sowie ein Compliance Cockpit. Aus diesem Cockpit heraus werden die Prozesse gesteuert, sodass Business User die Logik aus verschiedenen Länder-Vorgaben implementieren können. Das Tool führt kontinuierliche Konsistenzprüfungen mit Behördenportalen zur Fehlerüberwachung und Korrektur sowie Überwachung gesetzlicher Fristen durch.

Alternative Serviceanbieter für E-Rechnungen

Es gibt neben SAP DRC noch andere Lösungen von Serviceanbietern für E-Rechnungen, die je nach Situation in Ihrem Unternehmen sinnvoll sein können. Unternehmen in der Automobil-Branche zum Beispiel nutzen bereits seit vielen Jahren EDI-Verfahren zum Austausch von Rechnungen. Seeburger ist z.B. auch heute schon ein verlässlicher Dienstleister für den EDI-Verkehr und stellt eine Lösung bereit, die auch die Anforderungen dieser Branche berücksichtigt.
Eine wichtige Voraussetzung für die Funktionsfähigkeit aller Lösungen ist eine hohe Stammdatenqualität, z.B. in Bezug auf steuerliche Daten. Dies stellt auch heute noch Unternehmen bei der technischen Umsetzung vor große Herausforderungen und sollte unbedingt bei der Aufwandsschätzung berücksichtigt werden.

Sie haben Fragen zu den gesetzlichen Vorgaben der elektronischen Rechnung oder benötigen Beratung bei der technischen Umsetzung in Ihrem SAP-System? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Wenden Sie sich bitte direkt an sapanfragen@spirit21.com.