Onboarding 2020 – modernes Arbeiten von Anfang an

Der erste Arbeitstag – für jeden Menschen ein besonderer Tag. Wie man diesen möglichst gut gestalten kann, darüber wird sich schon seit geraumer Zeit in Personalabteilungen und Firmenleitungen Gedanken gemacht. Herausgekommen sind dabei verschiedene Modelle des Onboardings, also der Phase von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Probezeit.

In diesem Artikel werden wir darauf eingehen, wie der neue Mitarbeiter in diesem Prozess optimal hinsichtlich der Auswahl der passenden Devices (Notebook, Smartphone), dem Erhalt und der Konfiguration dieser sowie dem Einsatz der Devices und Features (M365, Apps) für die zukünftigen Tätigkeiten, beraten, begeistert, befähigt und begleitet werden kann, um einen guten Start im neuen Unternehmen zu unterstützen. Denn auch in diesem Bereich gilt: es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.

Seit einigen Jahren werden, angetrieben durch die Digitalisierung, andere Erwartungen an einen modernen Arbeitsplatz gestellt. Die Corona-Pandemie hat diesen Prozess noch beschleunigt und verstärkt. Eine effiziente und gute Zusammenarbeit soll nahtlos, von überall, sicher und zu jeder Zeit möglich sein und durch die zur Verfügung gestellten Devices und Features optimal unterstützt werden.

Die Anforderungen sind hoch, aber mittels verschiedenster guter technischer Lösungen, sowie dem richtigen IT-Partner gut umsetzbar. Und wenn folgende Aspekte beachtet und gut umgesetzt werden erlebt man im Resultat, eine’n Mitarbeiter’in, die/der

• mit Spaß und Zufriedenheit anstehende Aufgaben erledigt, weil die passende Ausstattung Komfort verspricht
• effizient alle Tätigkeiten erledigt, weil die Ausstattung als Hilfsmittel und nicht als Hürde wahrgenommen werden
• flexibel von überall arbeiten kann, weil jedes Device mobiles Arbeiten ermöglicht
• zuverlässig und vernetzt arbeiten kann, weil die eingesetzte Hard- und Software ein reibungsloses und sicheres Arbeiten unterstützt

Wie nun könnte ein erfolgreiches Onboarding aus Sicht des neuen Mitarbeiters ablaufen?

Aus Sicht der Neuankömmlinge gestaltet sich der Prozess dann wie folgt: Nachdem der Arbeitsvertrag unterschrieben ist bekomme ich qualifizierte Beratung (mittels Service-Chat-Bot oder wo gefordert auch persönlich) und Zugang zum Unternehmensshop, wo ich mir meine zukünftige Ausstattung (Computer, Telefon, Zubehör, etc.) auswählen und konfigurieren kann. Die ausgewählten Dinge werden dann an den Ort meiner Wahl geliefert, ich erspare mir lange Wege und Wartezeiten an Ausgabestellen und kann die Geräte mit Begeisterung auspacken und in Betrieb nehmen. Dazu starte ich mit wenigen Klicks die automatische Konfiguration, bei Bedarf immer unterstützt von Fachpersonal, die remote zur Verfügung stehen. Via Teams werde ich nach Inbetriebnahme der Geräte kontaktiert und erhalte viele weitere Information und Kurzeinweisungen sowie Zugang zu passenden Schulungen, so dass ich in kürzester Zeit befähigt bin, meine Arbeit gut aufzunehmen. Hier kann ich im Vorfeld auch schon die wichtigsten Ansprechpersonen kennenlernen und habe Zugang auf eine FAQ-Sektion bzw. Tipps und Tricks für den Start. Meine erste Arbeitswoche im Unternehmen kann ich in der Gewissheit angehen, dass ich mir um „die Technik“ keine Gedanken machen muss. In Begleitung von Paten kann ich mich auf das Kennenlernen des Unternehmens und meiner neuen Kolleg’innen konzentrieren und mich in meine neuen Aufgaben einarbeiten.