SAP S/4HANA Einführung: Vom Projektstart zur Model Company

Durch die Einführung von SAP S/4HANA sollten die Prozesse, Daten, Anwendungen und eingesetzten Technologien zwischen den Schwesterunternehmen odelo und Farba harmonisiert werden. Dabei sollten abgestimmte Datenstrukturen implementiert werden. Dies umfasste sowohl die technischen Elemente als auch die betriebswirtschaftliche Harmonisierung von beispielsweise Kunden- und Materialstammdaten. Als Zielstruktur sollte eine dreistufige SAP S/4HANA Systemlandschaft bestehend aus Entwicklungs-, Qualitätssicherungs- und Produktivsystem entstehen.

Basis für die Prozessharmonisierung sollten die SAP Standard Best Practices und die SAP Model Company für Automotive Supplier bilden. Kundeneigene Entwicklungen sollten nur in den Bereichen Schnittstellen, Reports und Formulare erfolgen. Weiterhin sollten existierende Baan AddOns, die nicht im S4 Standard abgebildet werden können, eigenentwickelt werden.
Im ersten Schritt sollten die bestehenden Baan Systeme, welche in Stuttgart und Slowenien eingesetzt wurden, abgelöst werden. Die Ablösung der bestehenden SAP ECC Systeme erfolgte dann in einem zweiten Schritt.

Parallel zum S/4HANA Einführungsprojekt erfolgte der physische Aufbau eines neuen Werks in Bulgarien. Das zu entwickelnde S/4HANA Template sollte die Basis für die Prozesse in diesem Werk bilden und musste somit rechtzeitig zur Verfügung stehen. Das Projekt sollte im gegebenen Zeitrahmen und innerhalb des geplanten Budgets durchgeführt werden.

Der Zeitplan

Das Projekt startete im Frühjahr 2018 und gliederte sich in drei Phasen. In der Templatephase wurden die harmonisierten Prozesse festgelegt, in das Templatesystem eingestellt und getestet. Im Anschluss an die siebenmonatige Templatephase erfolgte der Rollout in den deutschen Standort. Hierbei standen die Module Finance (FI), Controlling (CO), Materials Management (MM), Sales & Distribution (SD) und Project System (PS) im Fokus. Im Jahr 2019 erfolgte dann der Rollout in das slowenische Fertigungswerk mit den über Deutschland hinaus gehenden Prozessen in der Produktion, der Instandhaltung, im Qualitätsmanagement und Embedded Extended Warehouse Management.

Die Einführungsmethodik

Alle drei Teilprojekte wurden mit der SAP Activate Methodik durchgeführt und durchliefen somit die vier Phasen Prepare, Explore, Realize und Deploy. Je nach Anforderung des Teilprojektes waren diese unterschiedlich stark ausgeprägt. Z.B. hatte die Deploy-Phase im Template einen geringen Umfang.    

Die Projektorganisation

Das Kernteam bestehend aus den Teamleads von odelo, den SAP Beratern einer türkischen Beratungsgesellschaft und SPIRIT/21 blieb über die gesamte Projektlaufzeit bestehen. In der Templatephase waren neben dem Kernteam Key User aus Deutschland, Slowenien und der Türkei eingebunden, um die gruppenweiten harmonisierten Prozesse festzulegen. Herausforderungen bildeten dabei die interkulturelle Zusammenarbeit, das unterschiedliche SAP Knowhow sowie die Tatsache, dass sich die odelo Schwesterfirmen bisher nur wenig austauscht hatten.

Die Infrastruktur

Als gesamtheitlicher IT-Dienstleister konnte SPIRIT/21 beim Aufbau und Betrieb der Projektinfrastruktur vollumfänglich unterstützen. Dies ging vom Hosting der SAP Systeme, über das Bereitstellen eines Zugriffs via Windows Terminalserver (WTS) bis hin zu Office 365. Auch die für SAP und WTS benötigten Lizenzen wurden über SPIRIT/21 zur Verfügung gestellt.

Der Wissensaufbau

Die Wissenstiefe bezüglich SAP im Allgemeinen und S/4HANA im Besonderen war innerhalb des Key User Teams sehr unterschiedlich ausgeprägt. Viele der Baan User hatten bisher noch keinen Kontakt mit SAP und der gesamten Begriffswelt. Im Gegenzug dazu fokussierten sich die SAP ECC User auf die Neuheiten innerhalb von S/4 sowie auf Fiori. Um einen einheitlichen Wissensstand zu erreichen, schalteten wir eine gestaffelte Qualifizierungsphase vor Beginn der eigentlichen Projektarbeit. Da die Model Company Systeme zu diesem Zeitpunkt noch nicht zur Verfügung standen, wurde hierfür ein dediziertes S/4 HANA Trainingssystem verwendet.

Die Model Company

Nachdem alle Vorbereitungen abgeschlossen waren, wurde von SAP die Model Company for Automotive Suppliers V1 auf Release 1610 zum Download zur Verfügung gestellt. Zu diesem Zeitpunkt favorisierte SAP das Central Hub Deployment. Das heißt, neben dem eigentlichen S/4HANA Backend-System wurde ein zusätzliches Frontend-System ausgeliefert, welches auf Max DB läuft. Dieses Frontend-System verarbeitet alle Anfragen für Fiori. Eine kleine Herausforderung, die das SPIRIT/ 21 Team super gemeistert hat, war die Verbindung zwischen Client (Browser), SAP Frontend- und SAP Backend-System. Hier wurden an mehreren Stellen Trusted-Verbindungen eingerichtet, Zertifikate ausgetauscht und aktiviert. Zur Druckaufbereitung und Ausgabe ist noch ein Adobe Dokument Server notwendig, welcher ebenfalls durch die SAP Basis von SPIRIT/21 installiert wurde. Durch die international verwobenen Geschäftsprozesse von odelo, war die Notwendigkeit für ein dediziertes Global Trade Services (GTS) System von Beginn gegeben. Dieses wurde ebenfalls von den SAP Basis-Teamkollegen von SPIRIT/21 installiert und mit dem Backend-System verbunden.

Nachdem alle technischen Einstellungen abgeschlossen waren, konnte das Projektteam auf Applikationsseite das Model Company System verwenden.