Intranet-Relaunch auf SharePoint-Basis – Erfahrungen und Beobachtungen

Im Rahmen des Migrationsprojektes “Notes2Exchange” haben wir bei SPIRIT/21 Microsoft SharePoint als zentrale Plattform für den Austausch von Informationen eingeführt. Aufgrund seiner recht rudimentären Benutzeroberfläche schwand die Akzeptanz im Unternehmen und die Bereitschaft, mit SharePoint zu arbeiten. Daher wurde ein Relaunch des Intranets auf Basis von SharePoint geplant.

Ziel war es, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer übersichtlichen und modernen Startseite aktuellste Informationen aus dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Über eine klare und einheitliche Navigation sollte jeder Mitarbeiter seine Inhalte schnell und effizient finden können - ohne sich dabei zu verlieren.

Vorhandene Berechtigungsstruktur nutzen

Die Inhalte selbst liegen in den Standard-Listen und -Bibliotheken von SharePoint. Dadurch genießen wir die Vorteile der bereits vorhandenen Berechtigungsstruktur und können Daten, wie zum Beispiel Nachrichten, Vorschläge oder wichtige Dokumente auf einfache Art und Weise eintragen und bearbeiten.
Das Customizing der Startseite selbst wurde mittels AngularJS und einfachen HTML- und CSS-Anpassungen umgesetzt. Somit können wir auf die Informationen, die in Listen und Bibliotheken liegen, zugreifen und zielgerichtet für den Nutzer aufbereiten. Auf diese Art und Weise werden beispielsweise „News“, die als zentrales Kommunikationsmedium in unserem Unternehmen eingeführt wurden, als sogenanntes Carousel mit Bild und Überschrift dargestellt - statt einer einfachen Standardlisten-Ansicht.

Mit Customizing und Standard-Features Wissensverteilung optimieren

Außerdem können wir mittels Customizing beispielsweise auch Daten aus unserem Abwesenheitsportal ziehen. So können sich Nutzer über den aktuellen Stand ihres Resturlaubs informieren oder Führungskräfte einen Überblick über aktuell abwesende Mitarbeiter verschaffen - ohne erst in die Applikation selbst wechseln zu müssen.
Über eine übersichtlich aufbereitete Seite „Mein Bereich“ gelangt jeder Mitarbeiter schnell zu den Team- und Projektseiten, für die er zugelassen ist und erspart sich hierdurch ein mühsames Suchen seiner Dokumente. Zusätzlich steht ihm aber auch die mächtige SharePoint-Suche über das gesamte Intranet zu Verfügung. Somit können über eine Mischung von Customizing und Standard-Features die Möglichkeiten von SharePoint genutzt werden, um eine optimale Wissensverteilung unternehmensweit zu schaffen und gleichzeitig eine hohe Usability zu ermöglichen.