MICROSOFT TEAMS: Individuell einrichten und optimal kommunizieren

Wie kann Teams individuell angepasst werden? Und welches sind die wichtigsten Kommunikationsmöglichkeiten?

Dieser Beitrag ist am 23.04.2020 erschienen und enthält eine Einführung zur individuellen Einrichtung von Teams und Tipps zum Einsatz der umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten.

Microsoft hat seit der Veröffentlichung dieses Artikels Teams regelmäßig weiterentwickelt. Das haben wir mit diesem Beitrag ebenfalls getan. In Kursivschrift sind nun wesentliche (nicht alle) neue beziehungsweise überarbeitete Teams-Funktionen für Anwender‘innen zu finden, die seit dem Veröffentlichungsdatum dieses Beitrags bis Mitte September 2020 eingeführt wurden.

Darüber hinaus sind im SPIRIT/21 BLOG drei weitere Beiträge zu Microsoft Teams erschienen. Sie wurden ebenfalls "weiterentwickelt" und haben folgende thematische Schwerpunkte: „Hauptbestandteile von Teams und deren Einsatz und Strukturierung“, "In Teams effizient zusammenarbeiten & zügig navigieren" und "Benachrichtigungen in Teams individuell anpassen & Befehle nutzen".

Nun aber zum eigentlichen Thema dieses Artikels, nämlich zur individuellen Einrichtung von Teams durch Nutzende sowie zu umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten und deren Einsatz.

Struktur: Eine kurze Einführung

Die unternehmensindividuelle Hauptstruktur von Microsoft Teams beinhaltet primär Teams, Kanäle und Registerkarten. Dabei beinhaltet ein Team immer mindestens einen Kanal. Ein Kanal immer mindestens zwei Registerkarten.

Das Team sowie der Kanal sind primär als strukturgebende Ordnungseinheiten zu sehen, die Vorgaben unter anderem zu Nutzern und Berechtigungen enthalten. In den Registerkarte hingegen kann tatsächlich direkt gearbeitet werden. Das beginnt bei den obligatorischen Registerkarten "Beiträge" und "Dateien" und kann mit der Integration von Office-Dokumenten oder weiterer Apps, zum Beispiel OneNote, fortgeführt werden.

Der typische Aufbau von Microsoft Teams mit seinen einzelnen Teams, Kanälen und Registerkarten

Struktur: Unkompliziert ordnen

Um Microsoft Teams und die oben genannten Bestandteile für den jeweiligen Nutzer möglichst optimal und übersichtlich darzustellen existieren folgende einfache Möglichkeiten:

Bei den Teams: Die jeweiligen Teams können über das Kontextmenu der rechten Maustaste aus- und eingeblendet werden. Die Teams, die eingeblendet bleiben, können zudem durch "Drag & Drop" nach oben oder unten gezogen werden. So kann einfach eine individuelle Sichtbarkeit und Priorisierung der Teams vorgenommen werden. Wichtig zu wissen: Diese individuellen Anpassungen sind nur für den jeweiligen Nutzer selbst sichtbar.

Bei den Kanälen: Kanäle können ebenfalls über den Kontext der rechten Maustaste aus- und eingeblendet werden. Zu berücksichtigen ist, dass die Ausblendung in der Regel auch mögliche Benachrichtigungen aus diesem Kanal unterdrückt. Zusätzlich können Kanäle mit der rechten Maustaste oberhalb von "Ihre Teams" prominent sichtbar angeheftet werden. Das macht Sinn für die wichtigsten Kanälen des täglichen Gebrauchs.

Bei den Registerkarten: Die Registerkarten können - bis auf die beiden ersten - je Kanal in der Regel umbenannt und per "Drag & Drop" horizontal verschoben werden. Die Benennung, Umbenennung und Umpositionierung sollten allerdings koordiniert stattfinden, sie sind für alle Nutzer eines Kanals sichtbar.

Individuelle Ordnung und Übersicht schaffen: Drag & Drop der Teams in der linken Bildhälfte. Kanäle anheften oder ausblenden in der rechten.

Kommunikation: Eine kurze Einführung

Bei der Kommunikation in Teams kann hauptsächlich zwischen drei verschiedenen Kommunikations-Arten unterschieden werden: Zwischen Nachrichten, Unterhaltungen und Besprechungen.

Nachrichten werden dabei schriftlich in einem Chat mit einer bzw. mehreren individuell gewählten Personen ausgetauscht. Unterhaltungen finden ebenfalls schriftlich in einem Kanal unter den Augen aller zugehörigen Team-Mitglieder statt, sofern es sich nicht um einen privaten Kanal handelt. Besprechungen hingegen beziehen sich primär auf einen mündlichen Austausch in einem häufig individuell definierten Teilnehmerkreis, unterstützt unter anderem durch Video- oder Bildschirmübertragungen.

Kommunikation: Der Chat

Die Einrichtung eines neuen Chats findet direkt über das Symbol "Neuer Chat" links oben in Microsoft Teams statt. Anschließend werden der oder die Chatpartner unabhängig von Team-Zugehörigkeit ausgewählt. Im Eingabefeld "Eine neue Nachricht eingeben" wird der Text eingegeben.

Update Mai 2020: Vor oder während des Chat-Dialogs haben Nutzende nun die Möglichkeit, ein separates Chat-Fenster zu eröffnen. So können Chat-Nachrichten ausgetauscht werden, ohne dabei die Teams-Oberfläche zu blockieren. Diese Funktion ist übrigens alternativ auch in der Befehlszeile über die Eingabe des Befehls „/pop“ aktivierbar. Weitere Informationen zur Befehlszeile selbst finden sich in diesem Artikel.

Screenshot von Teams-Chat in einem extra Fenster
Der Chat: Das separat Fenster ermöglicht nun uneingeschränkte parallele Navigation in Teams

Unter dem Eingabefeld findet sich eine Leiste, die dabei unter anderem mit folgenden Funktionen unterstützt: Einem erweiterten Editor mit Word-ähnlichen Optionen, einem Dateiupload aus verschiedenen Quellen und einer Möglichkeit, aus dem Chat-Kontext heraus direkt einen Besprechungstermin zu planen.

Rechts oben im Chat-Fenster finden sich Optionen, um direkt einen Video- oder Audioanruf (also eine Besprechung) zu starten, alternativ kann auch ad hoc der Bildschirm geteilt werden. Zusätzlich können dem existierenden Chat weitere Personen hinzugefügt werden. Dabei ist zu beachten: Beim Hinzufügen weiterer Nutzer‘innen zu einem einem Chat, der bis dahin nur zwischen zwei Personen stattgefunden hat, wird ein neuer Chat erstellt, der keinerlei Inhalte der bisher ausgetauschten Nachrichten übernimmt und sichtbar macht.

Beim Hinzufügen weiterer Nutzer'innen in einen Chat, der bereits aus drei oder mehr Personen besteht (ein sogenannter Group Chat) kann man als Nutzer’in auswählen, ob man den bisherigen Chatverlauf komplett ausschließen möchte oder nicht. Falls man ihn einschließen möchte, kann man ihn komplett einschließen oder über einzugebende Anzahl der Tage bestimmen, wieviel von dem bisherigen Verlauf sichtbar sein soll.

Last but not least verfügt ein Chat genauso wie ein Kanal über verschiedene Registerkarten. Wichtig bzw. nützlich sind hier, neben dem Chat selbst, die Dateien- sowie Organisation-Registerkarte. Auf Wunsch, und falls die Berechtigungen dazu vorhanden sind, können einem Chat auch noch weitere Registerkarten hinzugefügt werden.

Auch in einem Chat: Nachrichten strukturiert formatieren und jederzeit erneut bearbeiten

Kommunikation: Die Unterhaltung

Eine Unterhaltung findet immer in einem Kanal statt. In jedem Kanal ist diese Möglichkeit unter der Registerkarte "Beiträge" gegeben. Im Gegensatz zu einem Chat kann der gesamte Kanal - in der Regel ist dies das gesamte Team, zu dem dieser Kanal gehört - diese Unterhaltung lesen.

Die Eingabe ist im Prinzip identisch mit einer Nachricht in einem Chat, allerdings können über die Erwähnungsfunktionen mit "@" das ganze Team oder ein bestimmter Kanal oder eine oder mehrere Personen benachrichtigt werden. Benachrichtigt heißt in diesem Fall, dass alle Adressaten explizit zu der so markierten Unterhaltung informiert werden, zum Beispiel über Banner-Einblendungen.

Unterhalb des Eingabefeldes findet sich eine Leiste mit hilfreichen Funktionen ähnlich der Chat-Leiste. Sie unterscheidet sich lediglich in Details, zum Beispiel über die Möglichkeit, eine Besprechung kurzfristig zu benennen, zu starten und anschließend die notwendigen Team-Mitglieder hinzuzuziehen.

Bei der Teilnahme an laufenden Unterhaltungen ist übrigens Folgendes zu beachten: Um beispielsweise auf eine Frage eines anderen Team-Mitgliedes zu antworten, sollte die "Antwort-"Schaltfläche gewählt werden. Falls die tatsächliche Antwort versehentlich unter "Neue Unterhaltung" eingegeben wird, verliert sie den Kontext zur ursprünglich Unterhaltung. Und der Fragende erfährt gegebenenfalls nichts von der gegebenen Antwort.

Die Unterhaltung in einem Kanal: Mit dem @-Symbol direkt eine Person, ein Kanal oder eine ganze Team benachrichtigen.

Kommunikation: Die Besprechung

Besprechungen können aus verschiedenen Anwendungs-Zusammenhängen, zum Beispiel aus einem Chat heraus, spontan gestartet oder mit einem Termin vorausschauend geplant werden.

Update Juli 2020: Falls ein‘e Teilnehmer‘in mit dem Weblink einer Termin-Einladung auf eine Teams-Besprechung zugreift, werden nun in einem Browserfenster mehrere übersichtlich dargestellte Optionen zum Start dieser Besprechung angeboten. Dabei wird zwischen der Neuinstallation von Microsoft Teams, der Verwendung des bereits installierten Teams oder der Teilnahme per Browser unterschieden.

Per Weblink auf eine Besprechung zugreifen: Auch Personen mit keiner oder wenig Teams-Erfahrung verstehen nun auf einen Blick, welche Optionen gegeben sind. Im Zweifelsfall bietet sich die Browseroption an.

Auch die Kontrolle einer Besprechung durch Organisator‘innen hat sich erst kürzlich verbessert: Diese haben nun umfangreichere Möglichkeiten über „Besprechungsoptionen“ unter anderem die Wartebereich- und Präsentationseinstellungen anzupassen.

Für den Wartebereich (auch bekannt als „Lobby“) kann definiert werden, welche Personengruppe diesen umgehen darf, um direkt an einer Besprechung teilzunehmen - die anderen müssen dort auf Einlass warten. Die Präsentationsmöglichkeiten können ebenfalls auf bestimmte Personengruppen oder eben nur auf die organisierende Person selbst begrenzt werden.

Die „Besprechungsoptionen“ lassen sich über die gleichlautende Schaltfläche in der Teams-Einladung oder den zugehörigen Link im Einladungstext unterhalb von „An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen“ öffnen. In einer bereits gestarteten Besprechung existiert über „Teilnehmer anzeigen / Berechtigungen verwalten“ eine weitere Zugriffsmöglichkeit. In allen Fällen öffnet sich im Anschluss tatsächlich ein neues Fenster bzw. eine neue Registerkarte in einem Browser mit den entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten.

Mit den Besprechungsoptionen haben Organisator'innen die wichtigen Einstellungen zu Wartebereich und Präsentation im Griff

Nach dem Start einer Besprechung stellt die Leiste mit den "Besprechungssteuerelementen" die wichtigsten Hilfsmittel bereit.

Update Juli 2020: Nach dem Start einer Besprechung in der Teams Desktop App öffnet sich nun ein neues separates Fenster, was die parallele Navigation in Teams während einer Besprechung erleichtert.

Innerhalb dieses neuen Besprechungs-Fensters ist nun erfreulicherweise die Leiste mit den „Besprechungssteuerelementen“ rechts oben fixiert. Unverändert stellt diese Leiste die wichtigsten Hilfsmittel im Rahmen einer Besprechung bereit.

Besprechungen finden nun im separaten Fenster statt. Dabei wurde erfreulicherweise die Leiste mit den „Besprechungssteuerelementen“ rechts oben fixiert.

Dazu gehört die mittlerweile rechts in der Leiste positionierte Freigabe von Mikrofon und Video-Kamera. Danach folgt das visuelle "Teilen von Informationen". Derjenige, der teilen möchte, kann dabei zwischen dem Desktop, den offenen Tasks, den aktuellsten PowerPoint-Dateien aus SharePoint oder OneDrive oder dem Whiteboard - einer virtuellen gemeinsam nutzbaren Tafel - auswählen.

Update Mai 2020: Zusätzlich kann auf Wunsch der Ton des Computers übertragen werden. Das macht Sinn bei der Präsentation von vertonten Videos, die dann auch direkt in einer Besprechung für alle Teilnehmer hörbar ist.

Nicht zu vergessen ist die mittlerweile schon recht etablierte Kacheldarstellung von bis zu neun Teilnehmer‘innen. Die 3x3 Kacheln ermöglichen dabei in einer Besprechung die gleichzeitige Darstellung von neun Teilnehmern und deren zugehörigen Webcam-Übertragungen.

Ebenfalls sehr wichtig sind die durch drei Punkte gekennzeichneten "Weitere(n) Aktionen", die einen Zugriff auf die Geräteeinstellungen von Mikrofon, Lausprecher und Kamera erlauben. Auch können darüber Aufzeichnungen gestartet (und beendet) werden. Weiterhin interessant ist die Aktivierung von Hintergrundeffekten, die Anzeige der Besprechungsnotizen und die Möglichkeit, eine Besprechung (durch die/den Organisator'in) für alle Teilnehmer'innen gleichzeitig zu beenden.

Update Juni 2020: Die o.g. Punkte sind unverändert über die „Weitere(n) Aktionen“ verfügbar. Allerdings werden sie kontinuierlich ergänzt und erweitert. Beispielsweise können nun eigene Hintergrundbilder hochgeladen und in einer Video-Besprechung eingesetzt werden.

Manche Updates sind gar nicht so einfach zu finden: Mit „Neuen hinzufügen“ (rechts oben) kann man nun eigene Hintergrundbilder hochladen.

Weitere Besprechungsfeatures werden laut Microsoft demnächst verfügbar gemacht. Dazu gehört unter anderem die Sprecher‘innenkennzeichung des (momentan ausschließlich englischsprachigen) Live-Untertitels. Den Untertiteln wird dabei der Name der gerade sprechenden Person vorangestellt, so dass nicht nur sichtbar ist, was gesagt wird, sondern auch wer es sagt.

Dazu gehören aber auch deutlich sichtbare Updates, wie die Erweiterung der aktuell aktuell auf 3x3 begrenzte gleichzeitige Darstellung von Besprechungsteilnehmer'innen auf 7x7. In diesem Zusammenhang werden die „Weitere(n) Aktionen“ neue Einstellungsmöglichkeiten bekommen, die besonders die Anzeige von Teilnehmenden und Inhalten betreffen. Recht unterhaltsam und zum Beispiel in einem Schulungszusammenhang interessant ist die Darstellung des sogenannten „Together Mode“.

Weiter links auf der Leiste der "Besprechungssteuerelemente" können dann noch Chat-Funktionen und die Anzeige der Besprechungs-Teilnehmer aktiviert werden. Über die zweite genannte Funktion ist es zudem möglich, neue Teilnehmer direkt in eine laufende Besprechung zu holen.

Update Mai 2020: Zusätzlich existiert nun schon seit einigen Monaten das Symbol „Hand heben“ in der o.g. Leiste, mit dem sich Nutzer‘innen innerhalb einer Besprechung für alle sichtbar wie in einem Klassenzimmer melden können. Die Hand kann auch jederzeit wieder gesenkt werden. 

Nach der Beendigung einer Besprechung finden sich die mit dieser Besprechung verbundenen Inhalte in dem Chat-Bereich von Microsoft-Teams. Dort ist die jeweilige vergangene Besprechung über das entsprechende Symbol und dem Betreff der Besprechung zu finden. Gegebenenfalls erstellte Aufzeichnungen werden für alle Teilnehmer sichtbar dort verlinkt. Ebenfalls wird der Chat-Verlauf dort angezeigt. Sollten Dateien hochgeladen und/oder das Whiteboard genutzt worden sein, finden sich die entsprechenden Inhalte in den jeweiligen Registerkarten.

Christian Olschewski, Senior Consultant Microsoft 365

colschewski@spirit21.com

Für alles rund um den Modern Workplace ist Christian Ihr perfekter Ansprechpartner bei SPIRIT/21.

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