Microsoft Teams: Hilfreiche Tipps & Tricks bei der täglichen Nutzung

Wie man mit Microsoft Teams schnell und gut zurechtkommt: Wissenswertes und Verblüffendes für User

Über die Strukturierung und Vorbereitung von Teams durch Administratoren oder Power User wurde bereits in einem vergangenen Blog-Beitrag (hier) berichtet. Dieser Beitrag wendet sich nun primär an Endanwender und liefert Tipps zur optimalen täglichen Nutzung von Microsoft Teams. Zur Einführung sind allerdings einige essentielle Informationen zur Struktur von Microsoft Teams hilfreich, die dem besseren anschließenden Verständnis dienen.

Struktur: Eine kurze Einführung

Die unternehmensindividuelle Hauptstruktur von Microsoft Teams beinhaltet primär Teams, Kanäle und Registerkarten. Dabei beinhaltet ein Team immer mindestens einen Kanal. Ein Kanal immer mindestens zwei Registerkarten.

Das Team sowie der Kanal sind primär als strukturgebende Ordnungseinheiten zu sehen, die Vorgaben unter anderem zu Nutzern und Berechtigungen enthalten. In den Registerkarte hingegen kann tatsächlich direkt gearbeitet werden. Das beginnt bei den obligatorischen Registerkarten "Beiträge" und "Dateien" und kann mit der Integration von Office-Dokumenten oder weiterer Apps, zum Beispiel OneNote, fortgeführt werden.

Der typische Aufbau von Microsoft Teams mit seinen einzelnen Teams, Kanälen und Registerkarten

Struktur: Unkompliziert ordnen

Um Microsoft Teams und die oben genannten Bestandteile für den jeweiligen Nutzer möglichst optimal und übersichtlich darzustellen existieren folgende einfache Möglichkeiten:

Bei den Teams: Die jeweiligen Teams können über das Kontextmenu der rechten Maustaste aus- und eingeblendet werden. Die Teams, die eingeblendet bleiben, können zudem durch "Drag & Drop" nach oben oder unten gezogen werden. So kann einfach eine individuelle Sichtbarkeit und Priorisierung der Teams vorgenommen werden. Wichtig zu wissen: Diese individuellen Anpassungen sind nur für den jeweiligen Nutzer selbst sichtbar.

Bei den Kanälen: Kanäle können ebenfalls über den Kontext der rechten Maustaste aus- und eingeblendet werden. Zu berücksichtigen ist, dass die Ausblendung in der Regel auch mögliche Benachrichtigungen aus diesem Kanal unterdrückt. Zusätzlich können Kanäle mit der rechten Maustaste oberhalb von "Ihre Teams" prominent sichtbar angeheftet werden. Das macht Sinn für die wichtigsten Kanälen des täglichen Gebrauchs.

Bei den Registerkarten: Die Registerkarten können - bis auf die beiden ersten - je Kanal in der Regel umbenannt und per "Drag & Drop" horizontal verschoben werden. Die Benennung, Umbenennung und Umpositionierung sollten allerdings koordiniert stattfinden, sie sind für alle Nutzer eines Kanals sichtbar.

Individuelle Ordnung und Übersicht schaffen: Drag & Drop der Teams in der linken Bildhälfte. Kanäle anheften oder ausblenden in der rechten.

Kommunikation: Eine kurze Einführung

Bei der Kommunikation in Teams kann hauptsächlich zwischen drei verschiedenen Kommunikations-Arten unterschieden werden: Zwischen Nachrichten, Unterhaltungen und Besprechungen.

Nachrichten werden dabei schriftlich in einem Chat mit einer bzw. mehreren individuell gewählten Personen ausgetauscht. Unterhaltungen finden ebenfalls schriftlich in einem Kanal unter den Augen aller zugehörigen Team-Mitglieder statt, sofern es sich nicht um einen privaten Kanal handelt. Besprechungen hingegen beziehen sich primär auf einen mündlichen Austausch in einem häufig individuell definierten Teilnehmerkreis, unterstützt unter anderem durch Video- oder Bildschirmübertragungen.

Kommunikation: Der Chat

Die Einrichtung eines neuen Chats findet direkt über das Symbol "Neuer Chat" links oben in Microsoft Teams statt. Anschließend werden der oder die Chatpartner unabhängig von Team-Zugehörigkeit ausgewählt. In dem Eingabefeld "Eine neue Nachricht eingeben" wird der Text eingegeben.

Unter dem Eingabefeld findet sich eine Leiste, die dabei unter anderem mit folgenden Funktionen unterstützt: Einem erweiterten Editor mit Word-ähnlichen Optionen, einem Dateiupload aus verschiedenen Quellen und einer Möglichkeit, aus dem Chat-Kontext heraus direkt einen Besprechungstermin zu planen.

Rechts oben im Chat-Fenster finden sich Optionen, um direkt einen Video- oder Audioanruf (also eine Besprechung) zu starten, alternativ kann auch ad hoc der Bildschirm geteilt werden. Zusätzlich können dem existierenden Chat weitere Personen hinzugefügt werden. Aber Vorsicht: Die neu hinzugefügte Person bekommt kompletten Zugriff auf den gesamten (vergangenen) Chatverlauf.

Last but not least verfügt ein Chat genauso wie ein Kanal über verschiedene Registerkarten. Wichtig bzw. nützlich sind hier, neben dem Chat selbst, die Dateien- sowie Organisation-Registerkarte. Auf Wunsch, und falls die Berechtigungen dazu vorhanden sind, können einem Chat auch noch weitere Registerkarten hinzugefügt werden.

Auch in einem Chat: Nachrichten strukturiert formatieren und jederzeit erneut bearbeiten

Kommunikation: Die Unterhaltung

Eine Unterhaltung findet immer in einem Kanal statt. In jedem Kanal ist diese Möglichkeit unter der Registerkarte "Beiträge" gegeben. Im Gegensatz zu einem Chat kann der gesamte Kanal - in der Regel ist dies das gesamte Team, zu dem dieser Kanal gehört - diese Unterhaltung lesen.

Die Eingabe ist im Prinzip identisch mit einer Nachricht in einem Chat, allerdings können über die Erwähnungsfunktionen mit "@" das ganze Team oder ein bestimmter Kanal oder eine oder mehrere Personen benachrichtigt werden. Benachrichtigt heißt in diesem Fall, dass alle Adressaten explizit zu der so markierten Unterhaltung informiert werden, zum Beispiel über Banner-Einblendungen.

Unterhalb des Eingabefeldes findet sich eine Leiste mit hilfreichen Funktionen ähnlich der Chat-Leiste. Sie unterscheidet sich lediglich in Details, zum Beispiel über die Möglichkeit, eine Besprechung kurzfristig zu benennen, zu starten und anschließend die notwendigen Team-Mitglieder hinzuzuziehen.

Bei der Teilnahme an laufenden Unterhaltungen ist übrigens Folgendes zu beachten: Um beispielsweise auf eine Frage eines anderen Team-Mitgliedes zu antworten, sollte die "Antwort-"Schaltfläche gewählt werden. Falls die tatsächliche Antwort versehentlich unter "Neue Unterhaltung" eingegeben wird, verliert sie den Kontext zur ursprünglich Unterhaltung. Und der Fragende erfährt gegebenenfalls nichts von der gegebenen Antwort.

Die Unterhaltung in einem Kanal: Mit dem @-Symbol direkt eine Person, ein Kanal oder eine ganze Team benachrichtigen.

Kommunikation: Die Besprechung

Besprechungen können aus verschiedenen Anwendungs-Zusammenhängen, zum Beispiel aus einem Chat heraus, spontan gestartet oder mit einem Termin vorausschauend geplant werden. Nach dem Start einer Besprechung stellt die Leiste mit den "Besprechungssteuerelemente" die wichtigsten Hilfsmittel bereit. Dazu gehört als erstes die Freigabe von Mikrofon und Video-Kamera. Danach folgt das visuelle "Teilen" von Informationen. Derjenige, der teilen möchte, kann dabei zwischen dem Desktop, den offenen Tasks, den aktuellsten PowerPoint-Dateien aus SharePoint oder OneDrive oder dem Whiteboard - einer virtuellen gemeinsam nutzbaren Tafel - auswählen.

Ebenfalls sehr wichtig sind die durch drei Punkte gekennzeichneten "Weitere(n) Aktionen", die einen Zugriff auf die Geräteeinstellungen von Mikrofon, Lausprecher und Kamera erlauben. Auch können darüber Aufzeichnungen gestartet (und beendet) werden. Weiterhin interessant ist die Aktivierung von Hintergrundeffekten, die Anzeige der Besprechungsnotizen und die Möglichkeit, eine Besprechung (durch den Organisator) für alle Teilnehmer gleichzeitig zu beenden.

Weiter rechts auf der Leiste der "Besprechungssteuerelemente" können dann noch Chat-Funktionen und die Anzeige der Besprechungs-Teilnehmer aktiviert werden. Über die zweite genannte Funktion ist es zudem möglich, neue Teilnehmer direkt in eine laufende Besprechung zu holen.

Nach der Beendigung einer Besprechung finden sich die mit dieser Besprechung verbundenen Inhalte in dem Chat-Bereich von Microsoft-Teams. Dort ist die jeweilige vergangene Besprechung über das entsprechende Symbol und dem Betreff der Besprechung zu finden. Gegebenenfalls erstellte Aufzeichnungen werden für alle Teilnehmer sichtbar dort verlinkt. Ebenfalls wird der Chat-Verlauf dort angezeigt. Sollten Dateien hochgeladen und/oder das Whiteboard genutzt worden sein, finden sich die entsprechenden Inhalte in den jeweiligen Registerkarten.

Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten in der Besprechung: Verschiedenste Inhalte teilen und über "Weitere Aktionen" die "Geräteeinstellungen" verwalten

Christian Olschewski, Senior Consultant Office 365

colschewski@spirit21.com

Für alles rund um den Modern Workplace ist Christian Ihr perfekter Ansprechpartner bei SPIRIT/21.

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